Como contratar e avaliar fornecedores de serviços de TI?

Confira as dicas do especialista Ruy Magalhães, Founder e COO do Café com Comprador e Diretor de Tecnologia da ANGC (Associação Nacional de Gestores de Contratações), com mais de 15 anos de experiência nas mais diversas áreas de procurement. Graduado em administração e MBA em Negócios Estratégicos.

O impacto da tecnologia nas áreas de compras de TI das empresas

As novidades tecnológicas são, cada vez mais, parte inerente das nossas rotinas, seja nos costumes pessoais de utilização de telefones celulares ou assistentes virtuais domésticos, seja em nossa forma de pensar e agir como profissionais. 

As transformações digitais também impactam progressivamente os negócios, e faz essencial a revisão das dinâmicas antigas realizadas por quem contrata soluções de TI nas empresas.

Ruy Magalhães, conhecido do público de Compras por sua brilhante atuação nos conteúdos da plataforma Café com Comprador e Diretor de Tecnologia da ANGC (Associação Nacional de Gestores de Contratações) apresentou insights sobre sua experiência com contratações de TI no evento “É Hora de Re-Conectar com Tecnologia”, promovido pela Match<IT> na Live University. 

Este texto apresenta um resumo de suas dicas, com insights úteis tanto para quem contrata quanto para quem vende tecnologia nas empresas.

Avaliar e Contratar fornecedores de TI

Nas interações de Ruy junto ao público de mais de 60 mil compradores que participam da plataforma do Café com Comprador, a grande maioria desses profissionais contrata tecnologia ou interage diretamente com compradores envolvidos com TI.

Contratar é estabelecer um relacionamento comercial entre cliente e fornecedor. 

Avaliar as opções de fornecedores para decidir com quem estabelecer um contrato envolve classificar as opções com base em premissas do sucesso buscado para cada necessidade. 

É possível avaliar parceiros mesmo sem chegar à etapa de contratação. A avaliação de um potencial fornecedor pelo contratante já acontece ao longo do relacionamento pré-contrato, nas interações entre as partes, na qualidade das conversas e no cumprimento de prazos para envio das propostas, no feedback e nas indicações de outros contratantes.

A avaliação para uma escolha de contratação leva em conta aspectos pessoais das interações e também os requisitos da demanda: o escopo, as necessidades e os objetivos do futuro contrato. 

Além da avaliação de preços das opções de fornecedores potenciais, aspectos chaves dos parceiros precisam ser considerados para uma boa decisão.

Principais itens a avaliar por quem contrata tecnologia

O mindset do comprador que apenas focava em preço e em pressionar fornecedores mudou, pois não faz sentido para a garantia da qualidade das parcerias. Os requisitos se tornam mais complexos e uma abordagem estruturada para a comparação e tomada de decisão envolvendo novos requisitos é a chave para o sucesso. 

Ruy indica 5 requisitos a se ter no radar:

#1. Certificações

Os certificados de qualidade, de compliance, de capacidade técnica demonstram que o fornecedor tem chancelados seus diferenciais, ampliando a credibilidade sobre a qualidade daquele parceiro. Como exemplo de diferencial de fornecedores de TI, Ruy fez referência aos selos de certificação de Tech Sellers da Match<IT>, lançados no mesmo evento.

#2. Qualidade e Disponibilidade no Atendimento

Ter clareza das necessidades do negócio em relação à disponibilidade para o atendimento. 

Nem sempre os requisitos de suporte 24 x 7 são essenciais para o negócio e impacta diretamente nos valores de orçamento. Encaixar a necessidade do negócio com o briefing contratual é importante para evitar pagar mais caro por algo que não era essencial.

#3. Entrega de Soluções Completas

Como os serviços de TI são muito personalizados é importante comparar fornecedores que entreguem soluções análogas. Comparar um fornecedor que entrega a solução completa com outro que apenas entrega uma parte da solução não é adequado. 

É importante entender a completude dos escopos dos projetos e demandas, refinando o entendimento dos requisitos entre comprador e vendedor através de boa comunicação, evitando ruídos e surpresas com custos adicionais ao longo da prestação de serviços.

#4. Equipe Interna Preparada e Atualizada

Entender ao comparar fornecedores o perfil da equipe a ser alocada, tendo clareza se há equipe própria a alocar ou se é um processo de terceirização ou de “quarteirização”. As empresas e seus representantes são co-responsáveis sobre os temas de pessoal alocado nos projetos. Ter clareza de comunicação sobre o perfil de contratação desses profissionais é importante para que se conheçam os riscos e suas formas de mitigação.

#5. Preço

Não é o principal pilar para comparar fornecedores de TI. É cada vez mais comum que se considere acima disso os demais diferenciais de qualidade, entrega e atendimento.

Quanto mais transacional a contratação, mais comoditizada, mais importante é o preço. 

Mas a criticidade da compra num contexto complexo de transformação digital leva cada vez mais à despriorização do preço frente aos outros requisitos.

Dicas chaves para Tech Buyers, quem contrata TI:

• Buscar desde o início informações mais completas junto a requisitantes internos dentro da empresa em relação a escopo, necessidades e objetivos da contratação, evitando desperdícios de esforços ao longo do processo ao buscar 3-5 cotações sem esse alinhamento.
• Considerar os requisitos diferenciais dos fornecedores além do preço: certificações, qualidade e disponibilidade do atendimento, entrega de soluções completas e perfil de capacitação e atualização da equipe do fornecedor.
• Promover boa comunicação com os fornecedores, aclarando os requisitos e expectativas de forma apropriada, envolvendo quando preciso os requisitantes internos para maior alinhamento no processo.

Dicas chaves para Tech Sellers, quem vende TI:

• Personalizar a abordagem comercial, tratando cada oportunidade e pessoa de interface de forma individualizada.
• Ter a capacidade de avaliar em que momento está o processo de avaliação/cotação, para dimensionar esforços de construção das propostas de acordo com as necessidades do comprador.
• Atender com gentileza o cliente quando solicitado, pois é comum que os chamados aconteçam em horas sensíveis, de problemas, e o acolhimento ao cliente transmitirá maior tranquilidade com o processo de solução do tema, deixando uma melhor impressão.

Comunicação e Transparência

Em todo o circuito de avaliações de fornecedores, a transparência, honestidade e abertura para conversas e mitigação de ruídos são essenciais.

As relações comerciais são, além dos processos, relações de interação humana, que extrapolam uma interação comercial pontual.

A busca pelo ganha-ganha colaborativo e sincero, com boa comunicação entre todos os envolvidos nas contratações tem grande papel para que se chegue a melhores resultados.

Confira a gravação da palestra de Ruy Magalhães em nosso Canal do Youtube.

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