RPA – Desmistificando a Automação Robótica de Processos

RPA – Desmistificando a Automação Robótica de Processos

Desmistifique os conceitos por trás da RPA e saiba os caminhos para gerar resultados com essa prática, na conversa com o especialista Clayton Souza, executivo co-fundador e Diretor Comercial da empresa Tech Seller BDA Solutions, com MBA em Marketing e Estratégia pela FGV e passagem por empresas como Xerox e Océ (Canon).

 

Conceitos Gerais sobre RPA

Para desmistificar a Automação Robótica de Processos, ou Robotic Process Automation (RPA), nada melhor que contar com a experiência de Clayton Souza, fundador e diretor comercial da empresa BDA Solutions. Dedicando os últimos três anos de sua carreira ao estudo e implementação de RPA, Clayton acumulou um know-how valioso no tema, implantando a solução em dezenas de projetos, para diferentes segmentos de empresas.

O que é RPA?

De acordo com Clayton, quando se pensa em RPA, o foco imediato é em “processo”. Isso faz sentido, considerando que qualquer empresa é composta por uma série de processos, seja de admissão de colaboradores, emissão de nota fiscal ou qualquer outro. O RPA entra em cena quando há processos repetitivos que podem ser automatizados. Em termos simples, é a tecnologia que permite a criação de “robôs” ou “bots” para executar tarefas de forma contínua e precisa.

Além da Simples Automação

Mas o RPA não se limita apenas a tarefas repetitivas. Segundo Clayton, ele também se integra com outras tecnologias e processos dentro da empresa, tornando sua aplicação muito mais ampla e robusta. O cenário pós-pandemia foi particularmente influente na aceleração desse tipo de automação. Com o advento do trabalho remoto e as necessidades de transformação digital, as empresas começaram a priorizar mais do que nunca a implantação de sistemas de RPA.

Quem é Responsável pelo RPA?

Uma pergunta que muitas empresas fazem é sobre quem deve ser o responsável pelo RPA dentro da organização. Clayton aponta que isso pode variar. Em empresas maiores, por exemplo, essa responsabilidade pode recair sobre uma área de inovação, enquanto em outras pode ser um projeto liderado pela TI ou pela área de processos.
Em empresas de médio porte, são muitas vezes os operadores de negócios do dia a dia quem estão à frente das implantações.
Mas, independentemente disso, o sucesso da implementação requer o buy-in de toda a empresa, desde a liderança até os colaboradores que lidam com os processos diários.

Evolução e Integração com IA

O RPA também tem evoluído para integrar inteligência artificial (IA) em seus processos. Isso amplia ainda mais o leque de atividades que podem ser automatizadas, além de proporcionar uma execução mais inteligente e adaptável das tarefas.

Em resumo, RPA é uma tecnologia em rápido crescimento e em evolução constante. Sua capacidade de transformar processos empresariais o torna um foco dentro das estratégias de inovação e eficiência operacional para empresas de todos os tamanhos.

 

A evolução do uso de RPA nas empresas e exemplos de aplicação

A RPA tem o potencial de oferecer enormes benefícios de eficiência, mas também exige uma considerável mudança cultural dentro de uma empresa. Implementar RPA não é apenas uma questão de tecnologia, é também um desafio de integração com outras tecnologias e métodos de trabalho existentes.

  • RPA em Suprimentos
    Os processos de gestão de requisições de compra são comuns para automação, especialmente em empresas onde esses processos são conduzidos por e-mail, um método propenso a erros e ineficiências. Um exemplo prático vem da empresa Vector, que digitalizou todo o seu processo de requisição de compras, desde a solicitação até a aprovação, usando RPA.
  • RPA em Finanças
    A gestão de faturas é outra área onde o RPA tem mostrado um impacto significativo. Em muitas empresas, o processo de receber, aprovar e pagar faturas é ainda largamente manual, envolvendo várias etapas que vão desde a entrada de dados até a reconciliação de contas. Robôs de RPA podem ser programados para executar essas tarefas de forma autônoma. Por exemplo, um robô pode escanear emails para encontrar novas faturas, extrair os dados relevantes como números de fatura e valores, e então inserir essas informações em um sistema de contabilidade. Depois, o robô pode até mesmo fazer correspondência desses dados com ordens de compra e registros de entrega para confirmar a exatidão antes de aprovar o pagamento. Isso não apenas acelera todo o ciclo de contas a pagar, mas também reduz erros e libera os funcionários para se concentrarem em tarefas mais estratégicas.
  • RPA no RH
    O processo de onboarding de novos funcionários é uma tarefa comum no RH que pode ser altamente aprimorada com o uso de RPA. Normalmente, o onboarding envolve uma série de etapas como coleta de documentos, configuração de e-mails e sistemas internos, orientações sobre políticas da empresa, entre outras. Em muitos casos, essas tarefas são feitas manualmente, o que consome um tempo considerável e está sujeito a erros humanos. Com o RPA, um robô pode ser programado para executar várias dessas tarefas de forma autônoma. Por exemplo, após o recrutamento bem-sucedido de um novo funcionário, o robô de RPA pode ser acionado para coletar informações de contato e documentos do novo colaborador, criar um ID de funcionário no sistema, configurar contas de e-mail e fornecer informações de acesso, e até mesmo encomendar equipamentos necessários, como um laptop ou crachá de identificação. Além de economizar tempo, o RPA garante que todas as etapas sejam consistentemente seguidas, melhorando a experiência do novo funcionário e permitindo que a equipe de RH se concentre em tarefas mais estratégicas e relacionadas ao bem-estar dos funcionários.

 

Dicas para implantação de RPA – Integrações e Mindset

Para uma implantação bem-sucedida de RPA, é essencial considerar não apenas a tecnologia em si, mas também a integração com outras plataformas e a cultura da empresa. É um jogo de equilíbrio que exige uma abordagem abrangente e bem planejada.

Integração de RPA com Analytics

Para ter uma implementação bem-sucedida de RPA, a integração com outras tecnologias é fundamental. Dentre elas, o Analytics se destaca como uma ferramenta crucial para interpretar dados coletados pelo RPA. Enquanto o RPA pode coletar dados, por exemplo, sobre o desempenho dos funcionários, as horas gastas em tarefas específicas, ou os gargalos do processo, os softwares de Analytics podem interpretar esses dados e fornecer insights que orientam decisões estratégicas. Com base nos dados analíticos, as empresas podem melhorar ou escalar seus bots de RPA para otimizar ainda mais os processos.

Integração com Outras Tecnologias

Além do Analytics, o RPA deve ser integrado com outros sistemas corporativos como ERPs, CRMs, ou mesmo com aplicativos menores desenvolvidos internamente. No exemplo da empresa Vector, eles criaram um aplicativo de entrada de solicitações que foi integrado com RPA para processamento e aprovação. O ponto aqui é que o RPA não é uma ilha; ele se torna verdadeiramente poderoso quando é integrado de forma eficaz com outras plataformas.

Mindset e Cultura da Empresa

Para implementar RPA com sucesso, uma mudança de mindset é muitas vezes necessária dentro da organização. Resistências internas são comuns, especialmente quando as pessoas temem que a automação possa tornar seus empregos obsoletos. No entanto, o RPA deve ser visto não como um substituto dos funcionários, mas como uma ferramenta que permite que eles se concentrem em tarefas mais estratégicas e criativas.

Economia de Custo e Eficiência

A implementação de RPA pode agora ser feita a uma fração do custo anteriormente associado a essas tecnologias. Além disso, o uso de soluções “no code” está democratizando o acesso a essa tecnologia, permitindo que profissionais de várias formações, e não apenas aqueles com conhecimento em tecnologia da informação, possam contribuir para a implementação e gestão de bots de RPA.

O Futuro do RPA

Olhando para o futuro, a velocidade de adoção do RPA provavelmente será acelerada ainda mais com os avanços em inteligência artificial e outras tecnologias emergentes. O mercado está se movendo rapidamente, e as empresas que não adotam estas novas tecnologias podem encontrar-se em desvantagem competitiva.

 

Diferenciais da BDA Solutions como Tech Seller de Inteligência de Dados e RPA

A BDA Solutions se destaca como um fornecedor de tecnologia em Inteligência de Dados e Automação de Processos Robóticos (RPA) principalmente pelo seu profundo conhecimento de processos em setores específicos, como o farmacêutico.

Esse expertise não apenas acumulado ao longo dos anos, mas também profundamente enraizado em sua equipe, permite que a empresa vá além do simples fornecimento de soluções tecnológicas. Ela é capaz de “entender a dor” que empresas enfrentam e criar soluções verdadeiramente “revolucionárias”, como no exemplo de automatizar e agilizar o processo de apresentação de propostas de vendas de uma semana para alguns minutos.

O Tech Buyer que tem match ideal com a BDA são empresas de médio a grande porte que valorizam inovações e soluções tecnológicas para otimizar seus processos. Embora a BDA tenha a capacidade de atender empresas de todos os tamanhos, o foco está em negócios que já têm uma certa escala e complexidade, e que podem aproveitar ao máximo os benefícios de soluções em Inteligência de Dados e RPA. Isso se alinha bem com as demandas da indústria farmacêutica, que são naturalmente complexas e exigem um alto nível de especialização.

O relacionamento da BDA com seus clientes não termina com a implementação da solução tecnológica; ele é continuado e consultivo, permitindo um ajuste e otimização contínuos. Isso cria um ciclo virtuoso de melhoria e inovação que beneficia ambas as partes. Essa flexibilidade e adaptabilidade tornam a BDA um parceiro ideal para empresas que buscam não apenas soluções pontuais, mas uma transformação digital mais abrangente.

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