Tecnologia a favor do Engajamento e Comunicação Interna

Quais as melhores práticas para alinhamento de colaboradores e portais corporativos hoje?

Confira a resposta na entrevista com Andréa Migliori, com mais de 20 anos de experiência em tecnologia, liderança e inovação, ela é formada em Desenho Industrial pela FAAP, tem MBA em Branding e pós graduações e especializações em entidades como UFRJ e Stanford. Iniciou sua trajetória em design e foi Gerente de Comunicação Interna em grandes corporações. Seu primeiro empreendimento foi na na Badaró, agência de experiências digitais. Hoje, além de liderar a Workhub Digital, atua como mentora em programas de aceleração de startups e planeja integrar conselhos de empresas no futuro. 

Engajamento e Comunicação: Sonhos Compartilhados e Propósito em Ação

Andréa é apaixonada por UX e soluções digitais, busca transformar a forma como as empresas engajam e comunicam com seus times, criando conexões significativas e promovendo um ecossistema empreendedor diverso e próspero.

Em sua visão, no universo das startups, o engajamento e a comunicação com os colaboradores são muito mais do que apenas transmitir informações – trata-se de compartilhar sonhos e alinhar visões. No início de uma startup, a motivação central muitas vezes é uma ideia ou visão que os fundadores têm e que precisa ser abraçada por quem chega. Engajar pessoas é convidá-las a acreditar e viver esse sonho junto com a empresa. A partir desse ponto de vista, o verdadeiro desafio das lideranças é garantir que o trabalho diário faça sentido para cada colaborador, independentemente da função desempenhada, seja em uma tarefa operacional ou à frente de um projeto estratégico.

Nos dias atuais, especialmente com a chegada das novas gerações no mercado de trabalho, como a geração Z, o conceito de propósito ganhou ainda mais força. Não basta apenas realizar tarefas; os colaboradores precisam encontrar significado no que fazem e enxergar que suas ações contribuem para algo maior. Empresas bem-sucedidas hoje são aquelas que conseguem criar uma narrativa onde cada colaborador se veja como parte essencial da trajetória da organização. Essa busca por propósito é uma mudança significativa em relação ao passado, onde, muitas vezes, o foco era apenas a entrega do trabalho sem um sentido mais profundo atrelado a ele.

Ao falar sobre engajamento, é inevitável mencionar como as práticas de comunicação mudaram ao longo dos anos. Em organizações tradicionais, a comunicação costumava ser uma via de mão única, com informativos e anúncios vindo apenas da gestão para os colaboradores. Hoje, essa abordagem perde espaço para um modelo mais colaborativo, onde os funcionários têm voz ativa. A alta performance de times está diretamente relacionada à possibilidade de os colaboradores se expressarem e participarem das decisões, criando um ambiente de confiança e troca.

Entretanto, encontrar o equilíbrio certo entre esses dois extremos – transparência total e controle absoluto – é um desafio para as lideranças modernas. Cada empresa possui uma cultura própria, que é moldada por diversos fatores, como o mercado em que atua, o perfil dos colaboradores e os objetivos organizacionais. A comunicação eficiente, nesse contexto, precisa ser moldada de forma personalizada para refletir essa cultura e, ao mesmo tempo, permitir um fluxo contínuo de troca entre liderança e equipes.

Canais de comunicação abertos e transparentes são fundamentais para manter o engajamento elevado. Hoje, mais do que nunca, colaboradores esperam que as empresas sejam claras em seus propósitos e objetivos, assim como objetivas em suas mensagens. A transparência, no entanto, não significa apenas divulgar informações, mas também dar sentido a elas – explicar o “porquê” e o “para quê” de cada iniciativa. Sem isso, a comunicação perde impacto e a motivação do time pode diminuir.

Além disso, a construção de um ambiente colaborativo envolve escutar ativamente as pessoas. Quando os colaboradores percebem que suas ideias e sugestões são valorizadas, eles se sentem parte do processo e se engajam de maneira mais significativa. Por outro lado, é importante que as empresas compreendam que a colaboração não significa ausência de estrutura ou hierarquia. O desafio é encontrar uma dinâmica saudável que equilibre autonomia e direcionamento, permitindo que todos contribuam para o sucesso coletivo.

Por fim, as empresas que buscam engajar suas equipes e aprimorar a comunicação precisam investir em práticas que reforcem a conexão entre o trabalho realizado e os valores individuais de cada colaborador. Isso pode incluir iniciativas que promovam reconhecimento, oportunidades de desenvolvimento e envolvimento em projetos alinhados aos interesses e propósitos pessoais. No centro de tudo, a comunicação interna precisa ser vista não apenas como uma ferramenta de gestão, mas como uma ponte entre a missão da empresa e o propósito de cada colaborador.

O engajamento e a comunicação eficaz são, em última análise, uma jornada contínua de aprendizado e adaptação. À medida que as expectativas dos colaboradores evoluem, as empresas precisam se adaptar, encontrando novas maneiras de conectar pessoas e inspirá-las a fazer parte de algo maior. O segredo para o sucesso reside em criar uma cultura onde todos compartilhem do mesmo sonho e se sintam valorizados ao longo do caminho.

Tecnologia e Portais Corporativos: Transformando a Comunicação Interna

A comunicação interna das empresas tem evoluído para acompanhar a transformação digital, mas ainda existem desafios significativos na adaptação dos canais e tecnologias disponíveis. Diferentes segmentos, como indústrias e varejo, mantêm práticas tradicionais, como jornais murais e TV corporativa, que coexistem com soluções digitais. Por exemplo, em muitas fábricas, jornais murais são atualizados semanalmente e permanecem nas áreas de descanso, enquanto outros setores corporativos utilizam WhatsApp para se comunicar com colaboradores que estão fora do escritório. No entanto, a falta de segmentação e personalização nas mensagens transmitidas é uma das principais dificuldades enfrentadas pelas empresas, afetando diretamente o engajamento dos colaboradores.

O desafio central na comunicação interna moderna é encontrar o equilíbrio entre canais tradicionais e digitais, entendendo que uma solução única não se aplica a todas as organizações. Cada empresa possui uma cultura e um público interno específico, o que exige um olhar cuidadoso para definir o melhor mix de canais. Além disso, muitas organizações ainda enfrentam dificuldades em abandonar modelos analógicos para demandas que já exigem soluções digitais. Por isso, entender como diferentes tecnologias se integram à rotina dos colaboradores é fundamental para otimizar o impacto das mensagens e evitar o desperdício de recursos com canais pouco eficazes.

Nesse contexto, a intranet corporativa ocupa um papel central na comunicação interna, servindo como espinha dorsal da estratégia de engajamento. Embora historicamente projetos de intranet tenham sido lentos e complexos, resultando muitas vezes em frustrações, hoje a abordagem precisa ser mais ágil e centrada no usuário. A intranet moderna deve permitir funcionalidades que simplifiquem o dia a dia do colaborador, como sistemas de busca intuitivos, gestão de documentos eletrônicos e reservas de salas. Mais do que apenas um repositório de notícias, a plataforma pode se transformar em um hub que conecta pessoas e promove a produtividade.

Outro aspecto essencial é a adaptação dos canais à realidade de consumo de cada público. Em ambientes corporativos, o acesso via desktop ainda é predominante, já que muitos funcionários passam a maior parte do tempo em frente ao computador. Em contrapartida, em setores como indústria e varejo, onde grande parte da equipe trabalha em campo ou no chão de fábrica, o acesso à intranet via dispositivos móveis ou totens é uma solução viável. Essas plataformas precisam oferecer uma experiência assertiva e personalizada, garantindo que cada colaborador encontre facilmente as informações mais relevantes para sua rotina, desde cardápios do refeitório até aniversariantes do mês.

Portais corporativos, se bem implementados, são mais do que ferramentas de comunicação: são também um meio de fortalecer a cultura organizacional e promover a marca empregadora. Ao permitir que cada departamento tenha sua própria área, onde possa apresentar sua estrutura e equipe, a empresa fomenta a colaboração e a integração entre diferentes setores. Assim, a tecnologia deixa de ser apenas um canal de transmissão de mensagens e se torna uma aliada estratégica para engajar colaboradores, aumentar a produtividade e consolidar a identidade da organização.

Dicas-chaves para Implantação ou Evolução de uma Intranet

A implantação ou modernização de uma intranet pode transformar significativamente a comunicação interna e a gestão de documentos dentro de uma empresa. No entanto, é essencial identificar os sinais de que a organização precisa de um portal eficiente e entender como evitar os principais desafios históricos desses projetos. Abaixo estão alguns fatores a considerar ao avaliar se é o momento de criar ou atualizar uma intranet, seguidos por dicas para superar os desafios mais comuns:

Indicadores de que é hora de implantar ou revisar sua intranet

1. Comunicação Descentralizada e Ineficaz
   • Mensagens importantes são enviadas por e-mail ou WhatsApp, mas se perdem entre outros conteúdos.
   • Colaboradores não recebem informações essenciais ou acessam documentos desatualizados (ex.: usando a versão errada de um contrato).
2. Desorganização de Documentos
   • Arquivos espalhados por e-mails, pen drives e diferentes pastas de rede, dificultando a localização.
   • Perda de produtividade: colaboradores gastam tempo excessivo para encontrar informações essenciais.
3. Falta de Capilaridade e Segmentação na Comunicação
   • Impossibilidade de ajustar a mensagem para diferentes públicos ou equipes.
   • Toda comunicação acaba sendo enviada para todos, independentemente da relevância, criando um “ruído informacional”.
4. Dependência Excessiva de TI
   • Áreas de negócio, como RH e comunicação interna, precisam de autonomia para publicar conteúdos sem depender de abertura de chamados em TI.
   • Falta de autonomia aumenta custos operacionais e atrasa a comunicação.

Dicas para uma Intranet Eficaz e Sustentável

Desafios comuns dos projetos de intranet e como superá-los

Muitas empresas carregam experiências frustrantes com projetos de intranet. Entre os erros mais comuns estão expectativas mal alinhadas, projetos longos e complexos, e dependência exagerada de TI para tarefas rotineiras. Para evitar esses problemas, considere:

• Abordagem Iterativa: Comece pequeno e evolua a plataforma de acordo com as necessidades reais, ao invés de tentar entregar tudo de uma vez.
• Autonomia e Flexibilidade: Garanta que as áreas de negócio possam criar e gerenciar seus próprios conteúdos, sem necessidade de suporte contínuo de TI.
• Alinhamento Estratégico: A intranet deve ser alinhada com os objetivos da empresa e refletir sua cultura organizacional, promovendo tanto produtividade quanto integração social.
• Usabilidade e Simplicidade: A plataforma precisa ser intuitiva e fácil de navegar, com uma interface moderna que incentive o uso regular.

Ao focar em resolver problemas de comunicação, otimizar o acesso a documentos e dar autonomia para as áreas de negócio, as empresas não apenas aumentam a produtividade, mas também melhoram a eficiência operacional e o engajamento dos colaboradores. Uma intranet bem implementada não é apenas um portal; é uma ferramenta estratégica que potencializa a comunicação e fortalece a cultura organizacional.

Diferenciais e casos de sucesso da Workhub nesse contexto

A Workhub Digital nasceu da experiência prática em diversos projetos de intranet e da necessidade de superar desafios comuns nas empresas, como a falta de autonomia das áreas de negócio e a dependência de TI para tarefas simples. Esses obstáculos geraram frustrações recorrentes, especialmente em RH e Comunicação Interna, que precisam de agilidade na comunicação com os colaboradores. Com essa experiência, a Workhub desenvolveu um portal corporativo por assinatura, pronto para ser instalado e utilizado em apenas sete dias, oferecendo uma solução ágil e completa. Dentre seus diferenciais, estão:

• Implementação Rápida: Portal pronto para uso em até sete dias. Customização de interface e funcionalidades de forma modular e rápida.
• Autonomia para Áreas de Negócio: RH e comunicação interna podem gerenciar conteúdos sem intervenção de TI. Redução de custos operacionais e ganho de produtividade com menos chamados em TI.
• Integração com Microsoft 365: Instalação diretamente no ambiente Microsoft do cliente, aproveitando a infraestrutura já existente de segurança e governança. Eliminação de novas camadas de software, facilitando o processo de homologação e integração.
• Experiência de Uso Intuitiva: Plataforma desenhada para ser simples e intuitiva, evitando a complexidade dos sistemas tradicionais como SharePoint. Ferramentas modulares que podem ser ajustadas de acordo com as necessidades do cliente, sem necessidade de suporte contínuo.
• Funcionalidades Completas: Mais de 50 funcionalidades desde o primeiro dia, cobrindo até 90% das demandas de comunicação interna.

Casos de Sucesso

• Eletromidia:
  • Portal implementado para facilitar o onboarding de colaboradores durante uma fusão.
  • Estrutura alinhada com a cultura organizacional, fornecendo treinamentos e direcionamentos necessários para a integração.
• Monte Bravo:
  • Comunicação mais assertiva e segmentada, melhorando a capilaridade das mensagens.
  • Autonomia total para as áreas de negócio, com feedback positivo sobre a simplicidade do portal.
• Outros Clientes:
  • Empresas elogiam a velocidade e a facilidade de implantação, destacando a diminuição da sobrecarga em TI e a melhora na gestão de conteúdos.
  • Exemplos incluem redes varejistas que utilizam a intranet para comunicação eficiente com equipes espalhadas em várias localidades.

O portal da Workhub Digital não apenas otimiza a comunicação interna, mas também amplia o engajamento dos colaboradores e fortalece a identidade organizacional. O site da empresa (workhub.digital) oferece mais detalhes sobre esses projetos, além de informações sobre novas integrações, como serviços financeiros e benefícios corporativos, que enriquecem ainda mais a experiência com o produto.

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