Workplace stack: diferenciais das plataformas de trabalho virtual

Há algo além de GSuite e Microsoft 365 como alternativa de workspace stack? 

Conheça a visão do especialista Julio Cesar Silveira, executivo na 3Layer, bacharel em tecnologia que iniciou sua carreira como desenvolvedor de software, arquiteto, consultor e tem mais de 10 anos de atuação como CIO, especializado em processos e automações.

O que são e como têm evoluído as plataformas virtuais de trabalho?

As plataformas virtuais de trabalho, também conhecidas como workspace stacks, têm evoluído ao longo dos anos para atender às demandas diárias das empresas por ferramentas básicas, como e-mail, chats, software de reuniões, armazenamento de arquivos em nuvem e pacotes de escritório que incluem texto, planilhas e apresentações. Essas soluções, muitas vezes oferecidas no modelo de software como serviço (SaaS), visam não apenas facilitar a colaboração e a interação entre os colaboradores de uma organização, mas também melhorar a comunicação com clientes e parceiros. Os principais players de mercado, como Google e Microsoft, continuam a dominar, mas empresas emergentes, como a Zoho, estão começando a se destacar, especialmente no Brasil, India e outros países emergentes.

Nos últimos anos, a evolução dessas plataformas se concentrou na melhoria da interatividade e integração entre os diversos módulos oferecidos. O objetivo é claro: reduzir o tempo e o esforço necessário para executar tarefas do dia a dia. O ritmo acelerado da vida corporativa atual exige soluções que simplifiquem processos e economizem tempo. O problema é que, muitas vezes, as ferramentas que deveriam facilitar acabam consumindo mais tempo do que o esperado. A tecnologia deveria existir para otimizar o tempo e, atualmente, a inovação nas plataformas de trabalho busca justamente corrigir esse descompasso.

Uma das tendências mais fortes que vemos é a integração entre diferentes aplicativos dentro de uma mesma plataforma, permitindo que menos tempo seja gasto em tarefas como transferir informações entre e-mail, drives de armazenamento e chats. A colaboração em tempo real e a edição simultânea de documentos são exemplos de funcionalidades que têm acelerado significativamente o fluxo de trabalho. Além disso, a adoção de inteligência artificial (IA) é outro ponto crucial, já que ela ajuda a automatizar tarefas repetitivas e simples, liberando mais tempo para que os colaboradores se concentrem em atividades estratégicas.

Essa corrida pela otimização de tempo, no entanto, não se restringe apenas à eficiência. Qualidade e segurança também são questões centrais. Plataformas que não oferecem um alto nível de segurança e consistência no desempenho podem acabar trazendo mais problemas do que benefícios. Os grandes players estão investindo pesado para garantir que suas soluções não só acelerem os processos, mas que o façam com segurança e com o mínimo de falhas.

O que diferencia ou aproxima as soluções Google Workspace, Microsoft 365 e Zoho Workplace?

Cada uma dessas plataformas oferece um conjunto robusto de ferramentas para as empresas, mas o diferencial do Zoho está em recursos avançados de controle e segurança, além da flexibilidade de integração com IA e GPT para reduzir erros e otimizar tempo no dia a dia corporativo.

Julio destaca alguns diferenciais notáveis da Zoho Workplace e deixa um link para mais informações:

• Streams de e-mail: Colaboração diretamente no e-mail com menções, eliminando o uso excessivo de “encaminhar” e “responder a todos”.
• Compartilhamento seguro: Opções de expiração de links, senhas para arquivos, bloqueio de download, e controle de acessos mais rigoroso que os competidores.
• IA Zia e integração com GPT: Automação personalizada e suporte à produtividade com inteligência artificial.

Dicas para empresas que estejam definindo ou migrando seu virtual workspace

Julio destacou algumas dicas para empresas que estão definindo ou migrando para um virtual workspace.  A proposta é apoiar em que tomem decisões informadas, garantindo que a escolha seja baseada em necessidades reais e custo-benefício.

1. Avalie as opções no mercado: Antes de escolher sua nova plataforma de trabalho virtual, compare diferentes opções disponíveis. Apesar de soluções como Google Workspace e Microsoft 365 serem populares, explore outras alternativas, como o Zoho Workplace, que oferecem uma gama completa de funcionalidades e podem atender às necessidades da sua empresa de maneira mais econômica.
2. Foco em custo-benefício: Se o orçamento é um fator determinante, considere que soluções como o Zoho Workplace podem reduzir em até 50% os custos com e-mail e colaboração, quando comparadas aos concorrentes. Essa redução é alcançada sem perder a qualidade e os recursos essenciais, o que pode ser um diferencial importante para pequenas e médias empresas.
3. Flexibilidade e escalabilidade: Se sua empresa está crescendo ou planeja expandir, opte por plataformas que sejam escaláveis. O Zoho Workplace, por exemplo, oferece modelos de licenciamento flexíveis, permitindo que você adquira mais espaço de armazenamento ou funcionalidades avançadas conforme a necessidade, seja para empresas pequenas ou grandes corporações.
4. Facilidade na migração e suporte: Migrar para uma nova plataforma pode parecer um desafio, mas muitas soluções oferecem suporte completo durante o processo de transição. Ferramentas como o Zoho Workplace permitem migração de e-mails, arquivos e documentos de forma integrada e sem complicações, além de oferecer treinamentos tanto para usuários finais quanto para administradores, garantindo uma curva de aprendizado suave.

Diferenciais da 3layer nesse contexto

A 3Layer se destaca no mercado pela sua abordagem completa e personalizada em todo o processo de implementação de plataformas de trabalho virtual, como o Zoho Workplace. Desde a demonstração inicial até o licenciamento e configuração, a 3Layer cuida de todas as etapas, simplificando o processo para o cliente. Empresas de todos os tamanhos podem contar com o suporte especializado da 3Layer para migrar seus dados de plataformas como Microsoft 365, Google Workspace ou até mesmo de provedores menores. Essa experiência, aliada ao treinamento para usuários e administradores, garante uma transição suave e sem complicações, permitindo que as empresas aproveitem todos os benefícios das novas ferramentas com segurança e eficiência.

Além disso, a 3Layer se compromete com um suporte pós-implantação que realmente faz a diferença. A facilidade de uso do Zoho Workplace, juntamente com workshops ágeis e a configuração eficiente, resulta em uma curva de aprendizado reduzida, mesmo para equipes com menos familiaridade com tecnologia. Essa proximidade e disponibilidade são fatores que tornam a 3Layer uma parceira de confiança na jornada de adoção de novas tecnologias, garantindo que os clientes estejam sempre bem equipados para otimizar suas operações e reduzir custos.

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Para um teste de 15 dias da solução Zoho, o link é este.