Dicas Práticas para Melhores Contratações em TI

Confira o conteúdo do Painel sobre Contratações em TI, contando com as visões de Suprimentos a partir da experiência de Danielle Branco, Gerente de Compras de TI e Governança de Indiretos na Via, e Leonam Beretta, Head de Digital Transformation do GPA, realizado com mediação de Rose Ramos da Match<IT> no 19o Fórum de Compras da Live University.

 

A proposta do bate-papo foi identificar as melhores práticas e dicas de grandes organizações em seus processos de contratação de serviços de tecnologia da informação.

 

Contexto geral na contratação de TI no mundo

Globalmente, segundo pesquisa Gartner, são US$4,5 trilhões de contratações corporativas de tecnologia. Desse montante, 7% são investidos na América Latina. A fração dos investimentos alocada em serviços corresponde a 34% do total, sendo o dobro do que se investe em softwares e 4 vezes o que se investe em data centeres. 

Todo esse montante investido em serviços é alocado em um ecossistema “long tail”, representado por centenas de milhares de pequenas e médias empresas, mas ainda com características de centralização em poucos grandes fornecedores. 

A esse cenário, somam-se características de um ecossistema de grande complexidade, como a ampla falta de mão de obra qualificada em tecnologia nas empresas. A proposta desse painel é entender de que forma se está resolvendo esse contexto.

 

Nossos interlocutores

Danielle Branco é responsável pelo portfolio de contratações de serviços na Via, que representa marcas como Casas Bahia, Ponto Frio e Extra.com. Ela comenta a grande necessidade de repensar os processos de contratação de tecnologia sobretudo após a pandemia, quando as empresas tiveram um boom de contratações para potencializar seus canais de vendas online, ampliando a demanda por serviços de TI e levando a um aumento de preços desses serviços. Outra problemática experienciada por ela é o turnover muito grande de profissionais na área, devido também a um cenário de exportação de mão de obra especializada.

Leonam Beretta recém chegou à área de Transformação Digital do GPA quando participou do painel conosco. Suas experiências anteriores incluem empresas como Raízen, Burger King e Natura. Ele traz para o bate-papo a visão da área de inovação e tecnologia e comenta que a parceria com a área de compras é essencial, e que no cenário complexo que se vive hoje é fundamental contar com bons parceiros não só de softwares mas principalmente de serviços.

 

Como funciona a dinâmica, os principais processos para contratação de serviços de TI na sua área?

Leonam e Danielle comentam que as compras de tecnologias podem ser divididas em duas fases.

1. Planejamento Anual

A primeira fase é a de planejamento, quando se avaliam as oportunidades de otimização, renovação ou substituição de soluções e serviços já contratados na empresa. Esse planejamento é empregado na construção do plano orçamentário do ano, e ocorre em paralelo à preparação pela área de tecnologia junto às áreas de negócios do roadmap de projetos do ano seguinte. São feitas RFIs no mercado para entenderem quais as soluções mais aderentes aos desafios de negócios, já envolvendo os times de compras mas para uma visão de contratação no ano seguinte. É um momento de descobertas e revisões, visando endereçar desafios, priorizar as ações e buscar soluções de otimização de resultados no futuro.

2. Realização dos Projetos

Nessa fase, o roadmap priorizado é aterrissado em contratações individuais para cada demanda ou para grupos sinérgicos de demandas. Já se fazem as RFPs e os contratos que são gerenciados em linha com as entregas de fato.

 

Além dessas dinâmicas processuais, vale notar também que se observam mudanças no perfil das contratações:

I. Novo formato de contratações:

A primeira dessas mudanças antes muito mais delimitadas e pré-planejadas no modelo waterfall. Ultimamente, com os modelos ágeis em que não se conta com o escopo fechado mas sim se descobrem as entregas ao longo das jornadas, os processos de contratações também se adaptaram. Hoje mais do que contratar por escopo fechado se buscam contratos de valores por hora para diferentes perfis de profissionais no modelo de LPU (lista de preço unitário). 

II. Novos perfis de fornecedores:

Danielle comenta que o perfil das empresas contratadas também tem mudado. Antes se contratavam muito das “Big Corps” como Delloitte, Accenture, E&Y, e hoje já se buscam empresas de nicho com expertise específico em app, e-commerce, etc, com uma mudança no perfil dos fornecedores.

 

Além das áreas de TI e de Compras, como é o envolvimento das áreas de negócios nas contratações de TI?

Na experiência da Via, anteriormente as demandas eram contratadas de forma centralizada na área de TI e as áreas não tinham autonomia para solicitar contratações. Hoje já não funciona assim, a TI tem hubs que atendem as diferentes áreas de negócios e essas áreas têm autonomia para suas solicitações. Os times de compras da empresa garantem o envolvimento de especialistas de arquitetura e tecnologia para garantir que não haja desvio de escopo ou problemas de integração ou riscos de compliance. Esse processo evita retrabalho e revisão de escopo, ao passo que traz agilidade para os processos.

Já na experiência de Leonam, ele comenta já ter visto solicitações sendo feitas diretamente pelas áreas de negócios porém sempre com o envolvimento da tecnologia e com as áreas de TI sendo propositivas e envolvidas nos negócios. Essa atuação envolvendo proativamente chamadas e hackatons habilita que se consigam processos no estilo “fast track” para quebrar barreiras de longos períodos de contratação. E o engajamento com as áreas de negócios permite a ponte entre as necessidades fim dos projetos e a compreensão de requisitos técnicos reais para cada demanda. Os modelos ágeis permitem entregas rápidas com a estruturação de squads de profissionais por faixas distintas de expertise, facilitando os fluxos de contratação e entrega com maior autonomia e foco em resultados.

 

Quais os desafios e ganhos em se contar com pluralidade maior de fornecedores de TI?

Os desafios de contratação de pequenos parceiros são relacionados a projetos críticos ou de grande porte, com risco maior. Os times de tecnologia preferem em geral fornecedores maiores e mais tradicionais para demandas estruturantes, sistemas robustos como implantação de SAP-Hana, trocar legados mainframe para plataformas novas, etc. É uma forma de compartilhar os riscos.

Já para demandas novas como desenvolviemnto de plataformas, e-commerces e analytics prefere-se contratar empresas menores, de nicho, mais especializadas. Isso gera maior qualidade na entrega e maior parceria entre o time do projeto e a empresa contratante, com mais flexibilidade.

Um ponto de atenção para que uma grande empresa possa contratar uma empresa menor está nos movimentos financeiros, pois algumas decisões de grandes contratantes em relação a alterações em prazos de pagamento por exemplo, ou interrupções pontuais em pagamento em cenários de troca de ERP, pois esses eventos podem impactar muito o fluxo de caixa e saúde das empresas fornecedoras menores. Isso agrega uma complexidade maior na gestão pelas áreas de compras, pois há uma atenção especial ao fluxo de caixa dessas empresas.

 

Contar com fornecedores parceiros de longa data ou incluir novos fornecedores?

Danielle comenta que recentemente a Via fez um grande mapeamento de potenciais fornecedores, listando 25 e homologando 19. Desses, vários ainda não tinham fornecido para a empresa, gerando renovação de habilidades e melhores negociações. Isso foi bom para ampliar novas possibilidades, trazendo mindset novo para o negócio e as entregas de tecnologia, reciclando a energia e trazendo mais inovação. 

Essas parcerias foram estabelecidas para médio e longo prazo, estimulando o ecossistema que se conecta a universidades e abrindo espaço para ensinar e capacitar novos profissionais com conexão junto ao mercado.

Do ponto de vista de tecnologia, Leonam comenta que parcerias longevas remete à confiança na qualidade. Parceiros que entregam bem ou conhecem muito do sistema reduzem riscos de erros ou mitigam prazos de treinamento e capacitação de novos fornecedores. O impacto negativo desse cenário é que pode levar a uma sobre-dependência dos parceiros, havando fornecedores que sabem mais sobre sua tecnologia do que seu time interno. Essa dependência técnica, não havendo gestão de conhecimento, leva a maiores custos para as entregas, em uma espécie de lock-in. 

Esse é um risco importante, sendo essencial contar com os times de suprimentos desafiando o status quo e buscando novos parceiros no mercado em um exercício colaborativo entre os times, pois em geral sistemas complexos requerem uma jornada de longo prazo para poderem ser absorvidos por novos parceiros. Ainda que haja ferramentas de gestão de conhecimento e registros ainda se tem muito do conhecimento centrado nas pessoas, sendo ainda um importante desafio em processos de transição. 

Mesmo quando as linguagens são difundidas no mercado é usual que haja um handover de cerca de 3 meses pagando duas empresas para realizar uma transição de qualidade. Nesses processos, mesclar equipes externas com profissionais internos é importante para que se retenha o máximo de conhecimento na empresa.

O benefício de trazer sangue novo é um ganho bastante claro para os times de tecnologia também. Trazer novos players para essas demandas costuma trazer novos olhares para soluções antes não pensadas. Desafios de menor porte ou de prazo determinado também são ótimas oportunidades para construir novas relações e começar com apostas controladas, que podem crescer com o tempo e resultados.

 

Formas para prospectar novos fornecedores

A maneira tradicional das áreas de TI ou compras para prospectar novos parceiros é contar com indicações e recomendações de especialistas que conhecem do assunto. Pergunta-se com quem já trabalharam e também quem não funcionou. 

Além disso, nos times de Compras também se olha bastante para o LinkedIn, fazendo um mapeamento contínuo mesmo quando não há RFIs em aberto e fazendo reuniões com parceiros potenciais para um momento futuro. Esse processo é muito pautado em relacionamentos próximos. 

Um ponto negativo do LinkedIn para profissionais de TI é que as solicitações de contato são excessivas e é complexo filtrar. Leonam comenta que nesse tipo de abordagem solicita de cara o envio de cases, para filtrar onde os fornecedores já deram resultados. Depois disso se filtra para ver com quem vale conversar e se propõem testes em jobs menores para avaliar as entregas práticas.

Além disso, eventos setoriais e temáticos são boas oportunidades para conhecer novos parceiros.

De forma complementar, há as chamadas de parceiros, em hubs de inovação que atuam com startups ou por novos hubs que trabalham com Tech Sellers.

Adicionalmente, há uma etapa de solicitação de contato de clientes recentes ou se buscam contatos de empresas que as empresas indicam terem atendido, a fim de buscar feedbacks reais de clientes sobre os serviços na prática.

Para ganhar agilidade, eficiência e acurácia na busca, soluções como a Match<IT> e seu serviço de Discover<IT> trazem inovação para esses processos, seja para os times de Compras, de TI, de Inovações ou de Negócios.

 

Desafios em projetos de troca de sistemas de ERP em Compras

Danielle comenta sobre a migração do sistema da Via que leva meses para estabilizar. Um bom planejamento e plano de cut-over são essenciais para minimizar os riscos e entraves processuais. Contar com bons key-users também é muito importante, pois a equipe precisa estar preparada para lidar com as correções que irão acontecer de todo modo.

Adicionalmente, é fundamental compreender as métricas esperadas do processo, pois mudam bastante entre os modelos on-premissses e em ERPs em nuvem. Contar com o time de TI para definir essas métricas e também na contabilização da devolução de licenças on premisses é bem importante.

Na hora de contar com o parceiro de serviços para a implantação, recomenda-se contar com um buffer para surpresas, pois são projetos complexos que demandarão correções e ajustes. Uma margem de 20-30% no valor do projeto é saudável em casos assim. 

Benchmarks com empresas que já passaram por projetos similares de migração e ter assessment separado do contrato de implantação, com parceiro de quality assurance em separado, são também boas escolhas na experiência da Via em projetos com esse perfil. A contratação de quality assurance pode também ser utilizada para apoiar fluxos de seguros dos projetos, evitando prejuízos.

Essas dicas dependem, claro, do porte e perfil da empresa, e também vale considerar o perfil do ERP atual empregado. Quando há muita customização, a complexidade é ainda maior.

 

O que os contratantes valorizam na contratação de projetos ágeis e de squads?

Espera-se bons resultados no preço. Além do preço, a boa entrega de escopo com gestão de prazo e qualidade é bem importante.

Também a entrega de ferramentas para gestão dos times, avaliação de performance e feedback das equipes, para otimizar os resultados trazendo indicadores e métricas proativamente. Fornecedores com postura de fazer parte da equipe e que querem entrar no risco e no resultado são bastante bem-vindos.

A gestão das entregas cada vez mais é feita em conjunto com a área cliente, em parceria.

Há também ferramentas que ajudam na avaliação de contratações por hora e que as grandes empresas têm considerado na metrificação das entregas de horas reais via monitoramento do trabalho dos fornecedores. A acurácia nesse monitoramento é uma tendência, além do acompanhamento das entregas em si que já é usualmente feito.

 

Dicas finais para contratantes de tecnologia

Para finalizar o bate-papo, foram mapeadas algumas dicas de ouro

Proximidade para aclarar expectativas:

Esteja muito próximo dos clientes internos e entenda a real necessidade dos times de negócio, questionando e compreendendo bem os requisitos para habilitar maior sucesso na entrega alinhada com as expectativas. 

 

Conexão Compras e TI:

Envolvimento dos compradores com time técnico para mitigar riscos e ter olhar integrado das necessidades do negócio e requisitos técnicos.

 

Proatividade da TI:

Seja um time de tecnologia propositivo, não passivo, antecipando oportunidades de evolução do negócio com novas abordagens digitais.

 

Alinhar a Direção:

Metas claras e conhecidas entre áreas de negócio, de tecnologia e de compras ajudam a se chegar a um melhor resultado para cada objetivo. Trabalhar em conjunto é uma fórmula de sucesso.

 

Aprendizagem constante:

Times de compras estarem cada vez mais especializados, buscando se atualizar e aprender sobre métricas e conceitos de tecnologia que evoluem a todo tempo e nem sempre são comparáveis entre fornecedores e indústrias.

 

Encerramento

O time Match<IT> agradece aos speakers pela generosidade em compartilhar seu conhecimento e ao time Live University por promover o painel no Fórum de Compras.

Esperamos que essas dicas sejam úteis para gerar melhores matches e negócios de maior qualidade para quem contrata e para quem fornece serviços de TI, ajudando na aceleração da evolução digital de nossa economia.