Strategic Sourcing e Matriz Kraljic no contexto de Transformação Digital

Confira a entrevista com o especialista Bruno Garrofe, executivo apaixonado por tecnologia que atuou por mais de 10 anos em Strategic Sourcing na Vale, com passagens pela Vivo e Oi, graduado pela UFRJ, pós-graduado pela PUC-RJ, com MBA na ESPM, hoje atuando em desenvolvimento de softwares.

Afinal, o que é Strategic Sourcing?

O conceito de Strategic Sourcing surge quando se começa a ter níveis de complexidade grandes na área de Compras. Antigamente, a área de Compras era principalmente responsável por atividades transacionais e operacionais de execução de pedidos, apoiando as áreas fins nas contratações e com handover do processo para os times financeiros.

Com o avançar do tempo, questões como globalização, aumento de custos das matérias primas e aumento da competitividade dos setores e da complexidade política e de governança corporativa, as áreas de Compras passam a deixar de atuar como uma estrutura de suporte e se tornaram mais estratégicas para as empresas.

Em diversos mercados não se tem influência sobre mudanças na demanda ou no ganho de eficiência produtiva, e a melhor alternativa para os negócios é otimizar custos, com o apoio das áreas de suprimentos.

Surge também a reflexão de que comprar bem não necessariamente é comprar mais barato, sendo importante avaliar diferentes fatores para desempenhar bem o papel de contratação, avaliando qualidade, nível de serviço e entrega, etc. Faz-se necessário um olhar mais sistêmico, visão do todo, contando-se com ferramentas que permitam aos compradores tomarem decisões mais assertivas para o negócio dentro de sua categoria e seus contratos de atuação. É mais uma proposta de geração de valor, estratégico, e menos foco em custo transacional.

Diferentes níveis de maturidade em Compras

Alguns estudos classificam em 4 níveis a maturidade dos processos de suprimentos, outros classificam as etapas em até 6 níveis. De forma simplificada, indicamos 4 fases:

1. Processos Táticos e Operacionais

É a fase inicial, na qual a área de compras sendo estruturada ou criada precisa ter a configuração de uma equipe e processos básicos que funcionem. Nesse primeiro nível a área atua com o fluxo de pedidos e contratos. Muitas vezes os profissionais têm funções divididas, entre compras e financeiro ou administrativo. Não existe ainda o pensamento estratégico. Somente o processo transacional de compras

2. Olhar por Contratos

Aqui nasce o princípio do Strategic Sourcing que evolui nas etapas seguintes. Nessa etapa passa-se a ter profissionais dedicados à área de compras, passa-se a ter visão de contratos e não mais apenas compras spot, com olhar para riscos e sustentabilidade. Configura-se uma área de suprimentos estratégica mas que ainda não está 100% consolidada.

3. Estratégia de Categorias

Na 3a fase de amadurecimento, as áreas de compras passam a agrupar seu portfolio de contratações em categorias, que têm características em comum. Tem-se algum processo formal estabelecido para analisar a categoria como um todo e não mais um contrato específico. Isso abre opções para melhores análises dos grupos e combinações dos fluxos de compras, permitindo olhar os fornecedores de forma mais estratégica, gerenciando melhores relacionamentos com parceiros

4. Digitalização e Inteligência

Aqui já há maior maturidade e se começa a olhar para automação de processos em compras, integração de ferramentas de supply chain, análises de dados com histórico e predição de tendências de demandas, projeções de preços, com muito mais eficiência e inteligência, agregando inovação à área.

Utilizando a Matriz Kraljic

Essa ferramenta é muito importante a partir dos estágios 2 e 3 de maturidade em Compras. Trata de um modelo elaborado por Peter Kraljic na Harvard Business Review na década de 80, e até hoje é um conceito muito válido mas ainda não adotado por diversas empresas.

O modelo visa separar os processos de compras em 2 fatores, em eixos de uma matriz.

Na vertical está a importância ou criticidade da categoria para a empresa, em relação à relevância do spend e também do risco para a empresa. No eixo horizontal trata-se da complexidade do cenário de mercado para aquela categoria.

Com base nesses dois eixos, estabelece-se uma matriz com 4 quadrantes, e deve-se buscar agrupar as categorias de compras nesses espaços. Cada um dos quatro grupos requer uma forma diferente de trabalho, e permite sair de uma análise individual de cada compra para análise sistêmica dentro dos segmentos.

Categorias de compras com baixa importância para o mercado e baixa complexidade de mercado são categorias não críticas, para as quais apenas se deseja manter uma atuação básica, com suprimento disponível mas baixo esforço.

Já no outro extremo estão as categorias estratégicas, de grande importância para a empresa e complexidade de mercado. Essas categorias requerem tratamento de grande atenção, um tratamento aprofundado e dedicado dos profissionais de compras.

Nos demais quadrantes estão as categorias de alavancagem, com alto impacto ao negócio mas baixa complexidade de mercado, permitindo trazer benefícios às empresas com relativo baixo esforço, e as categorias de gargalo, que podem dar dor de cabeça pelo cenário externo, mesmo sendo menos importante individualmente ao negócio.

Strategic Sourcing aplicado às compras de tecnologia e inovação

O tratamento dado às categorias de compras de TI vai depender de fatores como:

• O cenário da empresa – quão relevante a digitalização do negócio e a área de compras são para a corporação
• O nível de maturidade da área de compras – uma área muito transacional tem pouco espaço para olhar para fora e gerar valor estratégico no tema
• A classificação da categoria de TI para o negócio e cenário de mercado – que pode variar se for uma mão de obra de TI de suporte ou transacional ou uma mão de obra especializada, ou se a alocação desses serviços é dedicada a um projeto ou projeto core da companhia ou é posicionada para atividades de apoio simples.

Por exemplo, uma empresa de Outsourcing de TI que precisa contratar especialistas no mercado, provavelmente vai ter que tratar a categoria de forma estratégica porque os riscos são muito altos, ainda mais nos dias de hoje e a importância da categoria pra empresa eh muito grande. Por outro lado, uma empresa de bens de consumo que precisa contratar um time de suporte de TI não especializado talvez possa classificar essa categoria como algo de rotina ou não crítica. Depende sempre da análise dos dois fatores: complexidade e importância. 

As dicas para ganho de estratégica em compras de TI são: 

1. Estruturar as compras de TI em grupos de categorias avaliando criticidade para o negócio e complexidade de mercado, utilizando a matriz Kraljic ou outras ferramentas, como matriz SWOT, 5 forças de Porter, etc.
2. Reservar tempo das equipes de compras para análise, reflexão e planejamento de evolução futura, seja uma área dedicada ou um tempo para as equipes de operação.
3. Monte um plano de ação para cada uma das categorias, visando dar maior atenção aos fornecedores estratégicos, e alavancas de valor. E tenha um processo de implantação e mensuração para evoluir na tomada de decisão e na maturidade da área e resultados para a empresa.

A Transformação Digital e seu impacto em Suprimentos

A complexidade de contratação de TI tem aumentado, seja pela escassez de talento, pela velocidade de inovações, pela terminologia técnica. Já a importância da tecnologia para os negócios é cada vez maior, para ganhar competitividade nos negócios.

Dessa maneira, as áreas de TI são cada vez mais estratégicas em compras, e se faz importante tratar o tema de forma estratégica.

Uma forte recomendação para o sucesso desse movimento é o envolvimento de múltiplos stakeholders no processo, das áreas de negócios e inovação que buscam os resultados de negócio, aos times especialistas internos de TI que têm conhecimento sobre a arquitetura e governança técnica de seus sistemas, os executivos que têm visão de longo prazo e poder de decisão e os times de compras que trarão um olhar sistêmico sobre as categorias e contratos.

Essa aproximação entre diferentes atores permitirá um maior entendimento e alinhamento de expectativas e necessidades, trazendo mais opções à mesa e entendendo de forma clara onde é possível haver flexibilidade para gerar mais valor nas negociações. 

Além da conexão interna é essencial que os profissionais de suprimentos estejam antenados sobre o que ocorre no mercado de tecnologia, pois as mudanças são muito rápidas e esse dinamismo precisa ser entendido pelos times de suprimentos. Faz-se importante ter contato próximo com o mercado, para entender as novas soluções do mercado, as diferenças necessárias para contratar empresas consolidadas ou startups mais ágeis, os KPIs importantes para cada contrato, as tendências para a digitalização da própria área.

Primeiros passos para evoluir a maturidade em compras em 2023

Para ampliar o valor da área de suprimentos onde um Tech Buyer atua, vale a premissa de que “O bom é inimigo do ótimo.” Não é preciso ter o maior nível de maturidade e todos os processos digitalizados para tirar valor da tecnologia para evoluir seus resultados.

A sugestão é experimentar, identificar alguma demanda de menor risco e testar novas plataformas, novos Tech Sellers, novos modelos. Sem a necessidade de algo complexo ou custoso, a sugestão é que os compradores experimentem, aprendam com isso e aos poucos gerem resultados e ganhem ainda mais espaço para evoluir.

A implantação pode ser incremental, com pequenas mudanças, testes de automações, criações de dashboards, sem a necessidade de mudanças disruptivas. Começando aos poucos já se tem a experiência do que é ser uma empresa com mindset inserido em um contexto de transformação digital, aprendendo com isso a cada dia.

Você acredita que a tecnologia pode ajudar a evoluir sua área de compras em TI?

Faça seu cadastro gratuitamente na plataforma Match<IT> e comece a digitalizar seus processos agora mesmo. 

Em apenas 3 minutos você identifica os fornecedores de TI que dão maior match com seus desafios de transformação digital de forma automática, com apoio de Inteligência Artificial.A plataforma traz eficiência, agilidade e compliance so seu dia-a-dia. Cadastre-se e confira!

Confira a entrevista com Bruno Garrofe na íntegra: