Melhores práticas em projetos SAP para 2023

Confira a entrevista com o especialista Gustavo Gonzalez, formado pela ESPM e com dois MBAs pela FGV, com mais de 20 anos de atuação profissional em projetos, marketing e estratégia. Gustavo é diretor executivo da empresa Tech Seller LTS Consulting, parceira oficial da SAP.

 

A conexão com o negócio como alavanca da vantagem competitiva em SAP

Para tecnologias que não são core business das empresas mas são críticas à gestão dos negócios e requerem alta especialização para setup, evolução e sustentação – como o caso das soluções SAP, por sua natureza – é usual que empresas dependam de parceiros externos em vez de deterem o conhecimento internamente em seus profissionais. 

Isso ocorre pela dificuldade em se manter uma equipe interna continuamente atualizada tecnicamente e motivada pelas oportunidades de crescimento de carreira dentro da própria empresa, ao passo que o mercado externo tem cada vez mais demanda por profissionais especializados. Essa complexidade na gestão das pessoas especializadas e os consequentes altos índices de turnover fazem com que, por vezes, haja lacunas de conhecimento técnico no time de TI das empresas sobre as melhores práticas atuais das tecnologias SAP.

A contratação de consultorias especializadas na tecnologia costuma ser a solução, porém não é trivial conseguir que parceiros externos tenham visão sistêmica do negócio da empresa contratante e, ao mesmo tempo, alcancem uma boa interlocução com as áreas internas da companhia. Dessa maneira, a cada ciclo de contratação de consultorias de SAP se faz necessário retomar o ciclo de aprendizagem nas empresas, havendo perda de conhecimento ou sobrecustos em horas adicionais.

Diante disso, Gustavo Gonzalez, diretor executivo da empresa Tech Seller LTS Consulting, parceira oficial da SAP,  e sua equipe, têm como premissa de trabalho discutir o negócio antes de discutir o que fazer em um sistema específico, apoiando seus clientes no ganho de assertividade e alinhamento para a construção de projetos SAP.

 

Contexto básico: as soluções SAP

A plataforma SAP como todos os ERPs é um software para gestão empresarial. Trata-se de um sistema robusto que faz sentido para empresas com faturamento anual a partir de R$500 milhões, pois em empresas menores que isso o dimensionamento da solução não seria adequado. A solução é “fatiada” em diferentes blocos ou módulos, com aplicações específicas para diferentes áreas do negócio, como processo produtivo, qualidade, processo fiscal, processo de compras, etc. 

A definição dos módulos adequados ao momento de negócio de cada empresa varia de acordo com os objetivos da organização e de suas áreas, e permitem, quando implantados:

• Ampliar a confiabilidade de dados e governança;
• Facilitar a escalabilidade de processos;
• Reduzir custos com processos chave, e reduzir erros humanos;
• Amplair a eficiência dos processos, resultando em maior competitividade das empresas.

 

Há módulos que são específicos para alguns negócios (ex. SAP retail) mas em geral a divisão dos módulos se dá por áreas de negócio e são cross empresas. Tangibilizando um pouco mais a aplicação dos módulos em cada área, temos:

Logística

• processos relacionados à compra de matéria prima
• processos de gestão de estoque de matéria prima e dos produtos acabados, caso existam estoques
• processos de venda e distribuição

 

Produção

• processos de planejamento de produção
• processos de gestão da produção
• gestão da qualidade

 

Financeiro

• todo o fluxo e processos financeiros, fiscais, controladoria e contábeis

 

Área técnica

• gerenciamento da infraestrutura SAP para que todos os módulos funcionem apropriadamente
• ferramental de integração entre os diferentes módulos, seus processos, fluxos, interfaces e saídas

 

Analytics

• metrificação e visibilidade para habilitar controles gerenciais
• garantia da confiabilidade de dados e governança

 

 

Figura 1: Representação dos módulos SAP e expertise LTS Consulting.

 

Principais tipos de projetos SAP demandados atualmente

Há demandas de projetos que se relacionam à necessidade do sistema ou requerimentos externos mandatórios. Há também projetos relacionados ao momento de maturidade das empresas e seus objetivos estratégicos.  

As principais demandas relacionadas ao contexto externo são:

Evolução tecnológica

Na experiência de Gustavo, há grande demanda no mercado por projetos de atualização do sistema SAP. Ainda há muitas empresas operando na versão SAP ECC, e há um movimento de migração para a versão S/4 Hana, a mais atual. Esse upgrade resulta em um sistema mais veloz e mais leve, mais fácil para operar, mas trata-se de um projeto de grande complexidade de execução. É uma migração crítica pelo potencial impacto nos negócios de uma implantação mal planejada, porém é algo necessário pois há um deadline máximo para essa evolução do sistema, uma vez que a anterior em dado momento deixará de ter suporte.

 

Requisitos legais

Além disso, há demandas por customizações voltadas a adequações legais e fiscais, necessárias por regulamento dos órgãos públicos, algo que se demanda anualmente e é mandatório.

 

Já as demandas relacionadas ao momento de negócio são:

 

Ampliação de Módulos ou adoção inicial do ERP SAP

Em empresas que já têm o sistema SAP implantado, os projetos se relacionam à ampliação de módulos para ampliar a robustez das práticas de gestão. E em empresas que não têm SAP, os projetos são voltados à construção de business plans para implantação da solução. O planejamento levará em consideração se a empresa já tem um ERP e vai migrar a SAP ou se não tem um ERP e busca implantar o SAP como primeira solução.

 

Harmonização em contextos de M&A

Além das motivações internas do negócio, os projetos podem ser decorrência de movimentos de fusão ou aquisição, requeridos para harmonizar as práticas de gestão e o parque tecnológico.

 

Em todos os casos, por serem projetos complexos, é importante prever nas demandas a inclusão de práticas de gestão de mudanças pois não são movimentos que envolvem somente aspectos técnicos mas também o alinhamento de processos de negócios e a adaptação das práticas de trabalho das pessoas.

 

Dicas práticas para otimizar resultados em projetos SAP

Na experiência de Gustavo e seu time, alguns elementos devem ser levados em consideração como melhores práticas de projetos SAP. São eles:

 

Partir dos requisitos de negócio e minimizar customizações técnicas

Invariavelmente, é essencial começar por uma boa definição dos objetivos de negócios, sejam as dores ou as oportunidades que se espera tratar. A partir disso vem a arquitetura do que precisa ser feito nos processos e com as equipes para definir o que é requerido do sistema, definindo o que é preciso customizar na plataforma.

Recomenda-se sempre limitar as customizações do sistema ao mínimo necessário, simplificando atualizações e evoluções futuras.

A orquestração dos requisitos deve ser feita com calma, considerando o que o negócio realmente precisa, e não partindo do que é possível fazer tecnicamente sem considerar o impacto esperado.

 

Interlocução colaborativa entre equipes técnicas especializadas

Além disso, contar com uma equipe interna alinhada ao perfil da consultoria externa é fundamental. Buscar soluções em conjunto de forma a otimizar a colaboração dos profissionais envolvidos, extraindo de cada lado o que têm de maior conhecimento e capacidade para o melhor desenho da solução. Uma boa comunicação entre as equipes, capacidade de escuta e tomada de decisão são elementos importantes.

 

Prever tempo adequado para um planejamento de qualidade

Por fim,  é bastante recomendável prever tempo de qualidade para a realização de um bom planejamento. O custo de erros após implantação é bastante alto, pois os volumes transacionados em empresas de grande porte a cada hora são bastante importantes financeiramente. Além disso, projetos mal conduzidos podem gerar frustração nas equipes, exigindo refações de etapas trabalhadas por meses, o que impacta não só na maturidade e prontidão dos times para a mudança e evolução mas também em desembolsos desnecessários de horas técnicas.

De maneira geral, os projetos devem considerar a tríplice restrição, de custo, prazo e escopo de qualidade. Em projetos SAP a qualidade e o escopo são chaves, e não se deve considerar que sejam projetos rápidos ou baratos. São projetos complexos e fazer em pouco tempo provavelmente vai implicar em ítens críticos faltantes, como tempo de teste por exemplo.

 

Dicas para a escolha de parceiros especialistas em SAP

É importante buscar um bom match da visão do cliente com o perfil da empresa especialista. Se o time interno da empresa contratante é robusto e especialista em desenhar todos os requisitos do que deve ser executado, o ideal é buscar empresas fornecedoras com perfil de execução, fábricas de entrega de código ou funcionalidades pré-determinadas. Se, por outro lado, a equipe de TI da empresa contratante é mais generalista e não tem os conhecimentos atualizados e profundos para definir com segurança de forma detalhada o que deve ser executado, contar com um parceiro mais consultivo especializado para apoiar no diagnóstico e planejamento é o ideal.

É importante que a empresa olhe para dentro de casa e compreenda com clareza seu nível de conhecimento e maturidade na tecnologia, para escolher a partir daí o perfil de parceiro externo que deve buscar, se um time que execute ou um time que ajude a construir a melhor solução. O modelo de parceiro ideal dependerá do modelo de negócio da empresa fornecedora, de modo a encontrar o match ideal, a relação mais benéfica a ambas as partes dessa parceria.

Um bom alinhamento entre as partes entre expectativas e necessidades, tendo uma comunicação de duas vias com qualidade, são práticas essenciais para o sucesso das parcerias.

A definição dos parceiros ideais também depende do momento da empresa, podendo haver a necessidade de mudança no perfil ideal a depender da cultura do país das companhias, de uma alteração nas demandas e estilo de gestão da liderança senior da empresa, etc. Por isso, é importante que as empresas estejam abertas a conhecer novos parceiros de serviços no mercado para que possam quando necessário saber como encontrar o melhor match. 

Não há muitos especialistas em SAP disponíveis no mercado nacional, sobretudo após a pandemia com o crescimento do trabalho remoto e internacionalização da mão de obra, e essa restrição faz com que seja ainda mais importante aos clientes saberem dos perfis de desenvolvimento e retenção de seus profissionais chaves, o que leva tempo para conhecer e avaliar.

 

Diferenciais da LTS Consulting como Tech Seller de Otimização de Processos com SAP

A LTS é, com um perfil boutique, uma consultoria de negócios, especializada em sistema SAP. Conta apenas com profissionais sêniores e especialistas, e não se posiciona como uma “software house”. A LTS atua como um parceiro estratégico de seus clientes para discussão de requisitos de negócio e definição da melhor arquitetura técnica para a implantação de projetos SAP. Entender os porquês é parte inerente do trabalho da empresa. Têm expertise em trazer soluções de primeira linha com base em seu conhecimento técnico e também de diversos segmentos de clientes onde atuam.

O match ideal para a empresa são Tech Buyers que buscam trusted advisors, quality assurance e auditoria de projetos, com demandas voltadas à arquitetura de implantação ou evolução do sistema para definir o que e de que forma estruturar sua demanda para atingir os melhores resultados de negócio. 

 

 

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