Produtividade e Colaboração em Processos da Área de TI – conceitos básicos, na voz do especialista.

Confira a entrevista com o especialista Jorge Maluf, executivo que já atuou como líder de governança de TI no GPA, em diversas consultorias, e há 7 anos comanda a Unlimit, empresa tech seller que oferece serviços consultivos para otimização de processos de tecnologia e em áreas de negócios.

A otimização das práticas de TI alinhadas às necessidades dos negócios

O mercado vem buscando otimizar e simplificar os processos,  combatendo o estigma de burocracia e valorizando processos como requisitos para uma gestão bem-sucedida. Recentemente, até o próprio termo processos tem sido substituído pelo termo práticas, como se vê no ITIL 4 por exemplo, o que ajuda a mudar a percepção de um conceito burocrático para uma necessidade tática. 

Em uma analogia com o futebol, equipe é similar ao time de jogadores, a estrutura e as ferramentas são o campo e a bola, e os processos e práticas são os esquemas táticos: tão essenciais para o jogo quanto os outros elementos.

Hoje, é muito difícil dissociar tecnologia de negócios. Os negócios são tecnologia, estão relacionados intrinsecamente. E os próprios guias de melhoria nos processos de TI e governança de TI têm evoluído ao longo do tempo, trazendo frameworks e práticas mais flexíveis para atender aos requisitos de negócios. 

Os fluxos de trabalho são adaptados a cada necessidade e contexto dos negócios, com mais velocidade e mais estabilidade, contando não só com as melhores práticas mas também com a evolução das automações.

Flexibilidade e compliance

Algumas atividades de controles nos processos são mandatórias, são práticas que se precisam evidenciar para cumprir com os requisitos de segurança em uma matriz de riscos, para se estar em compliance com auditorias, para estar em linha com requerimentos obrigatórios do mercado e/ou de órgãos reguladores.

Exceto os itens mandatórios, todos os demais requisitos de frameworks podem ser adaptados aos contextos, portes e objetivos estratégicos de cada empresa, adequando os fluxos de trabalho para atender a necessidade do negócio, evoluindo as práticas que podem começar de forma mais simples e serem ampliadas conforme a demanda.

As práticas também podem ser flexibilizadas de acordo com o contexto, adaptando a aplicação das ferramentas de forma a adotar os requerimentos que façam mais sentido para o momento de cada empresa, sempre em busca de ampliar a geração de valor, contando com rituais adequados para que se mantenha o controle onde é necessário e com automações em etapas onde  for possível.

Quando buscar otimizar suas práticas em governança de TI?

Normalmente, os profissionais de governança têm urgência quando identificam uma não conformidade em processos de auditoria, ou mesmo quando suas empresas têm uma necessidade de otimização de recursos, sejam humanos, financeiros ou de serviços de tecnologia para adequação de capacidade para a operação.

Segundo Maluf, CEO da empresa Tech Seller Unlimit, que atua com serviços consultivos para otimização de eficiência em processos de tecnologia e áreas de negócios há 7 anos:  “Nessas situações, é comum que os clientes acionem a Unlimit por nossa especialização de nicho no mercado de governança de TI, tendo sempre mantido nossa boa reputação junto aos clientes que nos indicam para projetos em seu network.”

Maluf comenta, ainda, que a estrutura dos processos de TI não se restringe a empresas de grande porte. Mesmo startups já podem começar jogando certo, evitando a desordem de um “típico futebol de criança”. É possível iniciar com práticas simples, enxutas e corretas, já estruturando a governança, a gestão e o suporte de forma a simplificar a evolução ao longo da jornada de crescimento, escalando e ampliando conforme a demanda do negócio.

Dicas para iniciar projetos de otimização de processos de tecnologia

Para o êxito da evolução na eficiência em governança de TI há 3 pilares-chaves: pessoas, processos e tecnologias (ou ferramentas). Para melhorar, é essencial que se evolua em paralelo com os três pilares de forma simultânea.

Um dos maiores desafios em projetos dessa área, em geral, não está na tecnologia, mas sim no pilar de pessoas. É importante minimizar a resistência a mudanças, comunicar e formar as pessoas, enquanto se trabalha na melhoria dos processos e práticas e se implanta tecnologias melhores e mais automatizadas.

Engajar as pessoas envolvidas na iniciativa do projeto com técnicas de human change management é muito importante pois, em geral, os projetos implicam em mudanças em suas rotinas de trabalho. É essencial investir tempo em motivar as pessoas minimizando resistências, mostrando o valor nas mudanças para elas como profissionais também, não apenas para a empresa. Com isso, é possível reduzir resistências enquanto se demonstra que há geração de valor para os profissionais que fazem parte dessa jornada, que ganham com novas oportunidades de carreira.

Dicas de adequação dos processos de TI quando há gaps de auditoria

Quando o tempo de resposta de uma empresa para implantar as melhorias é curto, seja por não conformidades críticas ou para responder a órgãos reguladores, contar com serviços de uma empresa especializada para poder agir rápido é essencial. 

Maluf comenta que é comum que seu “telefone vermelho” toque nessas situações, e ele está sempre a postos para ajudar o cliente a resolver rapidamente o que é possível e também a planejar melhor as respostas às entidades auditoras de seus clientes com planos de ação de mais longo prazo que sejam bem estruturados.

Em geral, os gaps se ocorrem em um dos 3 pilares ou todos juntos: pessoas, processos e tecnologias, e um bom diagnóstico de como melhorar seu desempenho e adequação faz parte de uma boa preparação de plano de ação consistente para melhoria. Assim, nem sempre o que se busca é uma correção imediata mas uma correção consistente e bem embasada, adequando os gaps com qualidade, além de agilidade.

Conectando profissionais de TI e profissionais das áreas de compras para fazer melhores escolhas

Os profissionais de compras são essenciais para os processos de contratação de parceiros e tecnologias em projetos de melhoria da eficiência de projetos de TI, mas nem sempre detêm conhecimento técnico especializado para entender as diferenças e nuances de cada fornecedor que avaliam.

Maluf acredita que ser chave que os profissionais de suprimentos conheçam mais sobre tecnologia pois, cada vez mais, TI se relaciona ao negócio. Capacitar esse público para que entendam cada vez mais o que estão comprando, sejam serviços ou ferramentas (softwares e hardwares) é muito importante para que se amplie a compreensão não só dos diferenciais de entrega mas também da dimensão da dor que se busca resolver. Com isso, o diálogo entre os Tech Buyers e Tech Sellers é mais produtivo e é mais provável que se chegue ao ganha-ganha encontrando os diferenciais de valor que usualmente são intangíveis e de difícil comparação quando não existe compreensão do contexto e dos desafios além dos custos.

Além da formação dos profissionais de compras, Maluf recomenda que as áreas de tecnologia também ajam com empatia, entendendo os objetivos do mundo de suprimentos e colaborando de forma proativa, constituindo um bom time, com bons esquemas táticos. Os fluxos de trabalho podem ser antecipados, com pedidos e necessidades identificadas com antecedência para que as equipes de compras possam realizar seu trabalho de forma adequada, também cumprindo com os requisitos de compliance necessários em cada organização. 

O trabalho de equipe tem muito a contribuir ampliando colaboração e o valor gerado tanto para os Tech Buyers quanto para os Tech Sellers.

Diferenciais da Unlimit como Tech Seller de Produtividade de Processos

A empresa é muito buscada por clientes que têm uma dor ou desafio, seja relacionado à conformidade, à otimização de recursos ou mesmo à inovação. São procurados para ajudar os clientes a pensar fora da caixa e encontrar soluções que permitam realizar o melhor com as práticas, pessoas e tecnologias de suas áreas.

O conhecimento técnico do time Unlimit é reconhecido por seus clientes, que a valorizam como consultoria especializada em eficiência e gestão de TI (ITSM Governança de TI Conformidade e Produtividade). A empresa é Atlassian Gold Solution Partner e parceira oficial da Integrity no Brasil.

A Unlimit atende a clientes de diferentes portes e segmentos: financeiro, serviços, alimentação, benefícios, aeronáutica, seguradoras. Seu match ideal como cliente Tech Buyer é aquele que tem um desafio claro e busca um parceiro de confiança para resolvê-lo, podendo contar com o know-how, a experiência, os métodos e o portfolio de tecnologias do ecossistema Unlimit para atingir os objetivos e superar os desafios dos clientes, sempre buscando uma relação de geração de valor no formato ganha-ganha.

Você acredita ser o Tech Buyer que dá o match perfeito com as soluções da Unlimit?

Conheça mais sobre a empresa no Spotlight Match<IT>. 

Ou mapeie outros potenciais Tech Sellers que dão match com a sua demanda de forma gratuita em nossa plataforma.

Confira no vídeo a entrevista completa com Maluf, da Unlimit.